Officemanager met HR skills

De Actua Groep is een familiebedrijf met een informeel karakter en een mentaliteit van aanpakken. We ontwikkelen innovatieve verzekeringsproducten voor zowel de particuliere als zakelijke markt. Dit doen we als team. We hebben alle disciplines in eigen huis, waaronder automatisering, productontwikkeling, marketingcommunicatie en schadeafwikkeling. Zo kunnen we snel meebewegen met de wensen van de klant. Actua is een sterke speler binnen de automotivebranche.

Ter versterking van ons team zijn we momenteel op zoek naar een:

daadkrachtige Officemanager met HR skills

Jij bent dé steun en toeverlaat voor de directieleden. Je plant hun afspraken in, handelt telefoontjes voor hen af en verzorgt een deel van hun correspondentie. Je zorgt ervoor dat meetings ruim op tijd in de agenda’s van alle betrokkenen komen te staan. Je bereidt de meetings voor door het rondsturen van een agenda en bijbehorende stukken, notuleert tijdens de meeting en werkt vervolgens de notulen uit en verspreidt deze. Je herinnert betrokkenen tijdig aan hun actiepunten, zodat een volgende meeting ook weer zinvol is. Uitgaande correspondentie bereid je voor of controleer je op inhoud en spelling. Discretie zit in jouw genen en ditzelfde geldt voor een ondernemers- en hands-on mentaliteit. Discretie zit in je genen en je beschikt over een praktische ondernemersmentaliteit.

Ook binnen diverse projectgroepen neem jij een belangrijke positie in. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de personele zaken binnen het gehele concern. Je houdt je actief bezig met het vinden van nieuwe collega’s, behandelt in- en uitdiensttredingen, coördineert functionerings- en beoordelingsgesprekken, houdt de verlofregistratie bij en levert relevante informatie aan voor de salarisadministratie. Je onderhoudt goede banden met de diverse afdelingshoofden en weet wat er binnen het bedrijf speelt. Je handelt altijd proactief en zorgt ervoor dat de sfeer en werksituatie voor eenieder binnen het bedrijf zo optimaal mogelijk zijn.

Naast bovenstaande ben je ook een vertrouwenspersoon voor de medewerkers binnen het bedrijf en een sparringpartner voor de afdelingshoofden bij vraagstukken aangaande hun medewerkers. Jij streeft samen met directie en afdelingshoofden naar de juiste man op de juiste plaats. Je bent op de hoogte van de nieuwste wet- en regelgeving op het gebied van Personeel & Organisatie. Je bent duidelijk in je communicatie, afspraak is afspraak en is er een probleem, dan weet je altijd wel raad.

Wat ga je doen?

Je gaat een hele brede en uitdagende functie binnen de gehele organisatie vervullen, waarbij je werkzaam bent voor zowel het bemiddelings- en assuradeurenbedrijf als Actua Schadeverzekering N.V., onze eigen verzekeringsmaatschappij. Je ondersteunt de voltallige directie op secretarieel gebied en voert zelfstandig alle werkzaamheden uit, die liggen op het
gebied van HR (de salarisadministratie wordt hierbij door onze afdeling Finance gedaan). Je onderhoudt zelfstandig contacten met onze medewerkers, afdelingshoofden, directie en relaties. Jij weet wanneer je moet handelen en doet dit altijd uiterst zorgvuldig en discreet.

• Je ondersteunt de voltallige directie (4 personen) op secretarieel gebied in de breedste zin van het woord: complex agendabeheer, voorbereiden, notuleren en uitwerken van diverse vergaderingen (afdelings- en directieoverleggen, alsmede vergaderingen met de RvC), verzorgen en/of controleren van externe correspondentie.
• Je handelt zelfstandig inkomende correspondentie en telefoontjes af.
• Je hebt een signaleringsfunctie binnen de gehele organisatie en als je een probleem ontdekt hebt, handel je direct en/of overleg je de door jou verzonnen oplossing voor het probleem met directie en handel je het probleem daarna af.
• Je bent verantwoordelijk – ook in de breedste zin van woord – voor de personele zaken binnen de organisatie.
• Kortom, je bent zowel een enthousiaste en proactieve Office- als HR Manager!

Hoe ziet jouw maandag eruit als Office Manager met HR skills

Je komt je werkkamer binnen en loopt nog even de lijst met bezoeken van directie en stafleden voor komende week door, die je afgelopen vrijdag hebt opgesteld. Je checkt of er in het weekend nog bezoekafspraken door directie en staf in de agenda’s zijn gezet en je de lijst moet aanvullen. Als alles klopt, plaats je de lijst op intranet en verstrek je hem aan de
directie.

Daarna ga je aan de slag met de gewerkte uren van de uitzendkrachten. Je controleert of de door hen ingediende totalen kloppen en als dit het geval is, keur je deze goed. Vervolgens plan je op verzoek van één van de directieleden een aantal interne afspraken voor komende week in. Als dit allemaal gebeurd is en je hebt van alle medewerkers gecontroleerd of hun aankomst- en vertrektijden van de afgelopen week kloppen, dan ga je aan de slag met de notulen van het salesoverleg van afgelopen donderdag.

Als je de notulen klaar hebt, schrijf je nog een kort stukje voor het interne personeelsblad dat eenmaal per maand uitgegeven wordt. Je belt nog een paar afspraken na en dan zit jouw eerste werkdag van de week er weer op.

Wie ben jij?

• Je bent een secretaresse in hart en nieren en hebt daarnaast (ruime) ervaring op het gebied van HR.
• Je bent zeer nauwkeurig van aard, spreekt en schrijft accent- en foutloos Nederlands.
• Je bewaakt afspraken en trekt tijdig aan de bel als dat nodig is.
• Je hebt bij voorkeur 5 tot 10 jaar ervaring in soortgelijk werk en een opleiding bij Schoevers genoten.
• Het is zeker een pré wanneer je naast het Nederlands, ook het Engels, Duits en Frans op een redelijk niveau beheerst, zowel in gesproken als geschreven woord.
• Je kunt zeer goed overleg met MS Office (Outlook, Word en Excel zul je het meest gebruiken).
• Je weet je mannetje te staan en beschikt over een gezonde dosis humor.

Wat bieden wij jou!

• Een leuke en afwisselende baan in een boeiende branche
• Een flexibele organisatie met korte lijnen binnen een no-nonsense familiebedrijf
• Je komt in een fantastisch team van gedreven collega’s
• Binnen onze organisatie ben je geen nummer
• Persoonlijk Ontwikkelplan
• Vakgerichte opleidingsmogelijkheden
• Personeelskorting op verzekeringen en een uitstekend (premievrij) pensioen
• Een 13e maand bij goede persoonlijke inzet en een gunstig bedrijfsresultaat
• Regelmatig gezellige events en borrels met collega’s

Solliciteren

Heb je inhoudelijke vragen over de functie, neem dan contact op met Wouter de Waardt, telefoonnummer 010 – 44 77 129.

Kom je bij ons werken? Dan voeren we een Pre Employment Screening uit. Dit betekent onder andere dat we een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) van je vragen en we checken het faillissementenregister.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.