De Actua Groep is een familiebedrijf met een informeel karakter en een mentaliteit van aanpakken. We ontwikkelen innovatieve verzekeringsproducten voor zowel de particuliere als zakelijke markt. Dit doen we als team. We hebben alle disciplines in eigen huis, waaronder automatisering, productontwikkeling, marketingcommunicatie en schadeafwikkeling. Zo kunnen we snel meebewegen met de wensen van de klant. Actua is een sterke speler binnen de automotivebranche.
Ter versterking van ons team zijn we momenteel op zoek naar een:
energieke Officemanager met HR skills
Jij bent dé steun en toeverlaat voor de directieleden. Je plant hun afspraken in, handelt telefoontjes voor hen af en verzorgt een deel van hun correspondentie. Je zorgt ervoor dat meetings ruim op tijd in de agenda’s van alle betrokkenen komen te staan. Je bereidt de meetings voor door het rondsturen van een agenda en bijbehorende stukken, notuleert tijdens de meeting en werkt vervolgens de notulen uit en verspreidt deze. Je herinnert betrokkenen tijdig aan hun actiepunten, zodat een volgende meeting ook weer zinvol is. Uitgaande correspondentie bereid je voor en controleer je op inhoud en spelling. Discretie zit in je genen en je beschikt over een praktische ondernemersmentaliteit.
Ook binnen diverse projectgroepen neem jij een belangrijke positie in. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de personele zaken binnen het gehele concern. Je houdt je actief bezig met het vinden van nieuwe collega’s, behandelt in- en uitdiensttredingen, coördineert functionerings- en beoordelingsgesprekken, houdt de verlofregistratie bij en levert relevante informatie aan voor de salarisadministratie. Je onderhoudt goede banden met de diverse afdelingshoofden en weet wat er binnen het bedrijf speelt. Je handelt altijd proactief en zorgt ervoor dat de sfeer en werksituatie voor eenieder binnen het bedrijf zo optimaal mogelijk zijn.
Naast bovenstaande ben je ook een vertrouwenspersoon voor de medewerkers binnen het bedrijf en een sparringpartner voor de afdelingshoofden bij vraagstukken aangaande hun medewerkers. Jij streeft samen met directie en afdelingshoofden naar de juiste persoon op de juiste plaats. Je bent op de hoogte van actuele wet- en regelgeving op het gebied van Personeel & Organisatie. Je bent duidelijk in je communicatie, afspraak is afspraak en is er een probleem, dan weet je altijd wel raad.
Wat ga je doen?
Je gaat een hele brede en uitdagende functie binnen de gehele organisatie vervullen, waarbij je werkzaam bent voor zowel het bemiddelings- en assuradeurenbedrijf als Actua Schadeverzekering N.V., onze eigen verzekeringsmaatschappij. Je ondersteunt de voltallige directie op secretarieel gebied en voert zelfstandig alle werkzaamheden uit, die liggen op het gebied van HR (de salarisadministratie wordt hierbij door onze afdeling Finance gedaan). Je onderhoudt zelfstandig contacten met de medewerkers, afdelingshoofden, directieleden en externe relaties. Jij weet wanneer en hoe je moet handelen en doet dit altijd uiterst zorgvuldig.
- Je ondersteunt de voltallige directie (4 personen) op secretarieel gebied in de breedste zin van het woord: complex agendabeheer, voorbereiden, notuleren en uitwerken van diverse vergaderingen (afdelings- en directieoverleggen, alsmede vergaderingen met de RvC), verzorgen en/of controleren van externe correspondentie.
- Je handelt inkomende correspondentie en telefoontjes zelfstandig af.
- Je hebt een signaleringsfunctie binnen de gehele organisatie en als je een probleem ontdekt, handel je direct en/of overleg je de door jou verzonnen oplossing met de directie en handel je het probleem daarna af.
- Je bent verantwoordelijk – ook in de breedste zin van woord – voor de personele zaken binnen de organisatie.
- Kortom, je gaat energiek en proactief aan de slag als Office -en HR Manager!
Hoe ziet jouw maandag eruit als Office Manager met HR skills
Je komt je werkkamer binnen en loopt nog even de bezoekerslijst door, die je afgelopen vrijdag hebt voorbereid; hierop staan alle afspraken van zowel directie als stafleden voor de komende week. Je checkt of er in het weekend nog afspraken zijn bijgekomen en actualiseert de lijst. Als alles klopt, stuur je het overzicht naar de directie en plaats je het tevens op het intranet.
Daarna ga je aan de slag met de gewerkte uren van de uitzendkrachten. Je controleert of de door hen ingediende totalen kloppen en als dit het geval is, keur je ze goed. Vervolgens plan je op verzoek van een van de directieleden een aantal interne afspraken voor komende week in. Als dit allemaal is geregeld en je hebt van alle medewerkers gecontroleerd of hun aankomst- en vertrektijden van de afgelopen week kloppen, ga je aan de slag met de notulen van het salesoverleg van afgelopen donderdag.
Als je de notulen hebt uitgewerkt, schrijf je nog een kort stukje voor het interne personeelsblad, dat eenmaal per maand wordt uitgegeven. Je belt nog een paar afspraken na en dan zit jouw eerste werkdag van de week er weer op.
Wie ben jij?
- Je bent een secretaresse in hart en nieren en hebt daarnaast (ruime) ervaring op het gebied van HR.
- Je bent zeer nauwkeurig van aard, spreekt en schrijft accent- en foutloos Nederlands.
- Je bewaakt afspraken en trekt tijdig aan de bel als dat nodig is.
- Je hebt bij voorkeur 5 tot 10 jaar ervaring in soortgelijk werk en een opleiding bij Schoevers genoten.
- Het is zeker een pre wanneer je naast het Nederlands, ook het Engels, Duits en Frans op een redelijk niveau beheerst, zowel in gesproken als geschreven woord.
- Je kunt zeer goed overweg met MS Office (Outlook, Word en Excel zul je het meest gebruiken).
- Je weet je mannetje te staan en beschikt over een gezonde dosis humor.
Wat bieden wij jou?
- Een leuke, afwisselende baan bij een no-nonsense familiebedrijf
- Een flexibele organisatie met korte lijnen in een boeiende branche
- Een fantastisch team van gedreven collega’s
- Persoonlijk Ontwikkelplan
- Vakgerichte opleidingsmogelijkheden
- Personeelskorting op verzekeringen en een uitstekend (premievrij) pensioen
- Een 13e maand bij persoonlijke inzet en een gunstig bedrijfsresultaat
- Regelmatig gezellige events en borrels met collega’s
Heb je inhoudelijke vragen over de functie, neem dan contact op met Wouter de Waardt, telefoonnummer 010 – 44 77 129.
Kom je bij ons werken? Dan voeren we een Pre Employment Screening uit. Dit betekent onder andere dat we een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) van je vragen en we checken het faillissementenregister.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
